Quản lý tài liệu - Sử dụng đầu đọc cố định hay cầm tay?

Quản lý tài liệu nên sử dụng đầu đọc cố định hay di động?

Việc theo dõi giấy tờ, sổ sách có thể trở nên phức tạp và mất thời gian với những doanh nghiệp có quy mô lớn, hoặc có nhiều giao dịch. Chính vì vậy, công nghệ RFID đang được ứng dụng ngày càng nhiều hơn trong việc này, giúp hỗ trợ người dùng trong việc kiểm soát tài liệu. Lợi ích của việc sử dụng công nghệ RFID khá dễ thấy, đó là rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng độ bảo mật cho tài liệu.

Hệ thống quản lý tài liệu bằng RFID cũng không khác gì so với các hệ thống RFID thông thường khác. Chúng ta vẫn sẽ sử dụng thẻ RFID, đầu đọc, ăng ten và cuối cùng là phần mềm. Tuy nhiên, chúng ta có thể chia thành hai hệ thống khác nhau: một hệ thống cơ bản sử dụng đầu đọc cầm tay, hoặc hệ thống cao cấp hơn sử dụng đầu đọc cố định.

Hệ thống chỉ sử dụng đầu đọc cầm tay

Hệ thống này chủ yếu ứng dụng tính năng đọc Geiger của đầu đọc cầm tay. Về cơ bản, tính năng này sẽ thông báo cho người dùng về khoảng cách giữa đầu đọc và thẻ RFID. Với việc tìm kiếm tài liệu trong kho hoặc phòng chứa, tính năng này sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Phần lớn những loại thẻ RFID UHF đều có thể được sử dụng trong quản lý tài liệu, với khoảng cách đọc trong khoảng vài mét.

Hệ thống chỉ sử đụng đầu đọc cầm tay sẽ phù hợp với những ứng dụng không cần kiểm soát di chuyển của tài liệu, vì thế sẽ không đáp ứng được nhiều về mặt bảo mật thông tin. Bù lại, mức đầu tư vào một hệ thống như vậy sẽ chỉ bằng một nửa so với hệ thống sử dụng đầu đọc cố định và cả ăng ten. Đây chính là cách giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu, văn bản.

Các thành phần của hệ thống:

Đầu đọc thẻ cầm tay: Đầu đọc cầm tay là một tổ hợp đầu đọc RFID, ăng ten RFID và cả màn hình trên một thiết bị duy nhất. Với thiết bị này, ta chỉ cần chọn loại tích hợp sẵn ăng ten phân cực tròn, vì chúng ta sẽ không thể biết rõ tài liệu được đặt nằm dọc hay nằm ngang, ở vị trí ra sao.

Thẻ RFID: Có thể sử dụng thẻ RFID giấy, có thể in trực tiếp thông tin tài liệu lên trên. Ta có thể in mã vạch hoặc tên tài liệu thay cho nhãn giấy thông thường. Thẻ nên được dán trực tiếp khi tạo tài liệu, giúp hỗ trợ quá trình tìm kiếm sau này.

Phần mềm: đây là bộ phận cần thiết với mọi hệ thống RFID, dùng để triển khai toàn bộ hệ thống. Độ phức tạp của phần mềm sẽ phù thuộc vào nhu cầu của người dùng, nhưng với hệ thống tìm kiếm tài liệu thì phần mềm sẽ không quá phức tạp và cũng không quá đắt đỏ.

Hệ thống sử dụng đầu đọc cố định

Với hệ thống sử dụng đầu đọc cố định, chúng ta có thể dùng thêm cả đầu đọc cầm tay để hỗ trợ tìm kiếm tài liệu. Trái ngược với đầu đọc cầm tay, đầu đọc cố định không thể di chuyển và nên được đặt ở cổng ra vào để kiểm soát sự di chuyển của thẻ RFID. Điều này cho phép doanh nghiệp có thể bảo mật và tạo báo động khi có người di chuyển tài liệu ra khỏi vị trí cho phép.

Đầu đọc cầm tay được tích hợp sẵn ăng ten, còn đầu đọc cố định thì có những cổng tiếp xúc và kết nối với ăng ten qua dây cáp. Điều này làm cho mức giá đầu tư của hệ thống bị tăng lên, tất nhiên đi kèm với đó là tính năng và độ bảo mật cao hơn.

Hệ thống sử dụng đầu đọc RFID cố định có thể được ứng dụng trong nhiều công việc với độ phức tạp cao hơn. Ví dụ, một cổng ra vào có thể lắp hai ăng ten đối diện nhau, gắn vào cùng một đầu đọc. Khi đó, hai ăng ten sẽ hoạt động luân phiên và tìm ra hướng di chuyển của đồ vật (tài liệu đi vào phòng hoặc đi ra khỏi phòng).

Thành phần của hệ thống

Đầu đọc RFID cố định: Loại đầu đọc này thường sẽ phải kết nối với máy tính qua dây LAN và có một dây nguồn. Tất nhiên, có một số loại đầu đọc sẽ sử dụng Wifi hoặc lấy năng lượng trực tiếp qua dây LAN.  Mỗi đầu đọc có nhiều loại, mỗi loại sẽ có số lượng cổng kết nối khác nhau, tùy theo số lượng ăng ten cần sử dụng.

Ăng ten RFID: Khác với đầu đọc cầm tay có tích hợp sẵn ăng ten, đầu đọc cố định phải được kết nối với ăng ten riêng. Để chọn ra ăng ten phù hợp, các bạn có thể tìm hiểu bài viết này.

Nhãn RFID: Không có khác biệt gì giữa nhãn RFID sử dụng với đầu đọc cầm tay hay đầu đọc cố định.

Phần mềm: Như đã nói ở trên, hệ thống sử dụng RFID cố định sẽ có nhiều ứng dụng phức tạp hơn, và vì thế phần mềm cũng sẽ có độ phức tạp cao hơn. Tùy thuộc vào từng nhu cầu cụ thể, quý khách có thể tìm ra giải pháp phần mềm phù hợp.

Kết luận

Tổng kết lại, một hệ thống RFID cơ bản chỉ sử dụng đầu đọc RFID cầm tay và nhãn RFID đã đủ để giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu. Với nhu cầu cao hơn, chúng ta có thể xem xét sử dụng thêm đầu đọc RFID cố định và phần mềm với độ phức tạp cao hơn.

Quan trọng nhất, chúng ta luôn cần phải thử nghiệm hệ thống trước khi đưa vào triển khai toàn diện. Để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp và thiết bị, quý khách có thể liên hệ trực tiếp với Smart Vision qua số Hotline: 0925822888