Quản lý tài liệu với công nghệ RFID

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng mạng Internet và quản lý điện tử được triển khai nhiều hơn. Máy tính được tham gia vào nhiều công việc lưu trữ dữ liệu giúp cho hiệu quả và năng suất của các doanh nghiệp tăng lên đáng kể. Tuy nhiên, với những văn bản và giấy tờ chính thức mang tính pháp lý, chúng ta vẫn phải lưu lại bản cứng.

Dần dần theo năm tháng, những chứng từ, sổ sách này có số lượng ngày càng nhiều, đặc biệt trong những doanh nghiệp hay tập đoàn lớn.Kéo theo đó là việc tìm lại một chứng từ sẽ tốn rất nhiều thời gian, đôi khi còn xảy ra thất lạc. Không chỉ do số lượng nhiều, cách quản lý giấy tờ lỏng lẻo, không theo quy tắc cũng là một trong những lý do khiến việc tìm kiếm mất thời gian hơn.

Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần phải có một hệ thống quản lý tài liệu phù hợp, giúp nhanh chóng tìm được những giấy tờ cần thiết. Và với sự giúp đỡ của công nghệ RFID, việc tìm kiếm và kiểm soát tài liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Công việc cần làm là dán nhãn RFID lên mỗi túi tài liệu, giúp cho chúng có thể dễ dàng được nhận diện trên hệ thống máy tính. Với công nghệ này, chúng ta có thể tránh được việc thất thoát tài liệu, rút ngắn quá trình tìm kiếm và tăng tính bảo mật.

Tất nhiên, tác vụ này cũng có thể được thực hiện bằng công nghệ mã vạch. Nhưng RFID sẽ có nhiều ưu điểm hơn, cụ thể là:

• Tuổi thọ cao hơn, không phai mực hay mờ do ma sát như mã vạch.
• Thông tin lưu trữ lớn hơn với cùng kích thước
• Tầm quét dữ liệu xa hơn, nhanh hơn, có thể đọc thẻ RFID khi đang di chuyển
• Đọc được nhiều thẻ trong cùng một lúc
• Dữ liệu có thể cập nhật, điều chỉnh sau khi dán nhãn

Hệ thống quản lý tài liệu bằng RFID hoạt động như thế nào?

Hệ thống RFID sẽ bao gồm đầu đọc thẻ RFID, Ăng ten, nhãn RFID và phần mềm quản lý.

Trong đó, thẻ, nhãn RFID sẽ được gắn lên từng tài liệu để đánh dấu.Điểm gắn thẻ tốt nhất chính là phần gáy tập tài liệu quay ra ngoài, giúp việc nhận diện thẻ RFID dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Đầu đọc thẻ sẽ là thiết bị đọc RFID cố định hay cầm tay, dùng để kiểm tra, định vị tài liệu. Đầu đọc thẻ RFID cố định có thể được gắn lên tường hoặc lên trần phòng lưu trữ, dùng để truyền dữ liệu tới máy chủ qua kết nối RJ45. Nếu có người cầm tài liệu ra khỏi phòng, đầu đọc RFID sẽ phát hiện và thông báo lại với người quản lý.

Thiết bị đọc thẻ RFID cầm tay được sử dụng để kiểm tra và sắp xếp. Nếu có sai sót, người quản lý sẽ sử dụng đầu đọc RFID cầm tay để tìm ra tài liệu sai vị trí và đưa nó về chỗ cũ.

Tất cả những thông tin thu thập được ở trên sẽ được xử lý bằng hệ thống phần mềm chuyên dụng. Như vậy, người dùng có thể quản lý tất cả giấy tờ, sổ sách trên hệ thống thay vì làm thủ công như trước đây. Hệ thống cơ sở dữ liệu cũng sẽ là bản đối chiếu thực tế với số tài liệu thực tế được lưu trữ, nếu hai thông tin này trùng khớp với nhau, người dùng có thể đảm bảo rằng tài liệu của bạn được lưu trữ hiệu quả.

Nếu quý khách có nhu cầu quản lý tài liệu với hệ thống RFID, hãy đừng ngần ngại liên lạc trực tiếp tới Smart Vision. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng.